Personuppgiftspolicy (GDPR)

Avesta Data & Kontorsprodukter AB värnar om din personliga integritet, och det är av yttersta vikt
för oss att du ska känna dig trygg med att de personuppgifter du delar med oss är i säkra händer.
Vi utför all behandling av personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning, och i denna person-
uppgiftspolicy vill vi därför på ett transparent sätt beskriva hur vi samlar in, använder, visar, överför
och lagrar din information samt hur du får tillgång till och uppdaterar dina personuppgifter hos oss.


Vad är en personuppgift och en personuppgiftsansvarig

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person
som är i livet, t.ex. namn, personnummer, postadress, telefonnummer eller e-postadress.
En personuppgiftsansvarig är den aktör som ensam eller tillsammans med andra bestämmer
ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter.


Personuppgiftsansvar

Avesta Data & Kontorsprodukter AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter
vi samlar in från dig på denna webbplats, via kommunikationssystem kopplade till Avesta Data & Kontors-
produkter AB, samt i kontakter med Avesta Data & Kontorsprodukter AB säljare och övrig personal.

Nödvändig behandling och behandling med stöd av samtycke

Avesta Data & Kontorsprodukter AB kommer endast behandla dina personuppgifter för att kunna
uppfylla vårt avtal med dig (d.v.s. för att t.ex. säkerställa leverans av din order), för att du gett ditt
samtycke, för att följa lagkrav eller för andra berättigade intressen. I de fall behandlingen baseras
på ditt samtycke har du rätt att närsomhelst återkalla detta genom att kontakta oss. Om du återkallar
ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades
av samtycket. Det kan dock förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke
och med stöd av fullgörande av avtalet eller för att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga
förpliktelser eller berättigade intressen. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den
behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra
ändamål.


Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in

Avesta Data & Kontorsprodukter AB samlar in personuppgifter direkt från dig, genom din användning av
våra digitala tjänster, samt från tredje part.


I samband med köp

När du köper någon produkt eller tjänst genom Avesta Data & Kontorsprodukter AB så samlar vi in
personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din beställning. Detta kan inkludera uppgifter om namn,
personnummer, kontaktuppgifter för den genomför köpet. I samband med detta lagras också information
om köpet såsom ordernummer, vad som bokades/köptes, när och var bokningen/köpet genomfördes
samt betalningsuppgifter. Om du lämnar kommentarer eller önskemål så lagras även dessa för att kunna
administrera de tjänster du beställer genom oss.


I samband med personlig kontakt

Vi kan samla in personuppgifter från dig när du kontaktar oss till exempel i butik, via kundtjänst,
via e-post eller formulär, via chatt, på telefon, i samband med event eller tävlingar, eller på andra
sätt. I tillägg till dina förfrågningar eller din feedback samlar vi även in de personuppgifter som
behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende såsom namn, ordernummer och
kontaktuppgifter.
 

Vid användning av våra digitala tjänster

När du använder vår webbplats eller någon annan digital tjänst från oss samlar vi in uppgifter om ditt
användande av tjänsten såsom IP-nummer, språkinställningar, webbinställningar, operativsystem,
plattform, skärmupplösningar samt information om din geografiska placering. Vi samlar också in
uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilka sökningar du gör och vilka produkter du är intresserad
av. Om du loggar in på våra plattformar och online-tjänster genom att använda dina användaruppgifter
från sociala nätverk såsom Facebook och Google samtycker du även till att dela dina användaruppgifter
där med oss. Avesta Data & Kontorsprodukter AB använder cookies för att hjälpa oss tillhandahålla
viktiga funktioner och funktionalitet på våra webbplatser och för att förbättra din kundupplevelse.
 

Om du samtycker till marknadsföring 

Om du i samband med ditt köp, på vår hemsida eller i kontakten med vår butik har samtyckt till att
ta emot marknadsföring så samlar vi in din e-postadress för att kunna skicka e-postutskick och annan
digital marknadsföring till dig. När du interagerar med den digitala marknadsföringen (till exempel
öppnar eller klickar i e-postutskick eller på digitala annonser) så samlar vi också in uppgifter om dessa
interaktioner, och om du lämnar uppgifter som gör att vi kan identifiera dig kopplar vi ihop uppgifterna
om ditt användarmönster med andra uppgifter vi har samlat in om dig. Om du väljer att delta i våra
kundundersökningar så kan vi även lagra dina svar från dessa.


Hantering av personuppgifter

Utöver vad som redan har framgått i föregående avsnitt så använder vi dina personuppgifter för de
ändamål som beskrivs nedan.
 

Leverans och administration av beställda tjänster och produkter

Avesta Data & Kontorsprodukter AB behandlar dina personuppgifter för administration och leverans av dina
bokade tjänster och produkter, dvs. för att kunna fullgöra avtalet med dig. Administrationen omfattar även
användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision.


Kundvård

Vi använder dina personuppgifter för att innan, under och efter ditt köp kunna ge dig den service du har
rätt till i enlighet med det avtal du ingått med oss. Vi kan använda dina personuppgifter såsom namn och
ordernummer för att identifiera dig och dina produkter, och dina kontaktuppgifter såsom e-postadress och
telefonnummer för att kunna nå dig med frågor och information. Vi kan också komma att använda alla de
övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad
som är relevant i det enskilda fallet.


Kommunikation och information

När du har bokat en produkt eller beställt en tjänst genom oss använder vi dina personuppgifter för
utskick såsom bokningsbekräftelser, betalningspåminnelser, betalningsbekräftelser, samt information
om exempelvis avvikelser och erbjudanden kopplade till produkten eller tjänsten. Sådan kommunikation
sker till de kontaktuppgifter som har lämnats i samband med beställningen, framförallt e-postadress och
telefonnummer.


Marknadsföring och personifiering

Vi använder oss av personifiering i vår kommunikation via sociala medier och webbannonsering på andra
webbplatser än avestadata.com.

Om du samtyckt till att ta emot marknadsföring så kan vi även använda dina personuppgifter för att skicka
riktad marknadsföring till dig via e-post eller i andra digitala kanaler och använda oss av din köphistorik,
ditt användarmönster och dina preferenser för att anpassa innehållet i marknadsföringen för att ge dig de
erbjudanden som vi tror är mest relevanta och intressanta för just dig. Du kan när som helst avböja sådan
marknadsföring genom att klicka på den länk för avregistrering som finns i vår e-postmarknadsföring eller
genom att kontakta vår butik.
 

Lagkrav

Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla
förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet, redovisning och reklamation.
 

Utlämning av personuppgifter

Avesta Data & Kontorsprodukter AB är en förmedlare av produkter och tjänster, och för att kunna
administrera och leverera de produkter och tjänster som du köper behöver vi ibland dela dina
personuppgifter med företag som tillhandahåller produkter eller tjänsterna.

Om vi är skyldiga enligt lag, eller om lagen så tillåter, kan vi dela personuppgifter med stat och
myndigheter i den mån det är nödvändigt.


All överföring görs i syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter enligt
ovan beskrivning. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa
att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning
med tredjepart. För det fall vi överför personuppgifter till en leverantör som är vårt personuppgiftsbiträde
ingår vi alltid nödvändiga avtal för att säkerställa att vi behåller kontrollen över personuppgifterna och att
dessa hanteras lagenligt med största säkerhet av vårt personuppgiftsbiträde.


Länkar till andra webbplatser

Avesta Data & Kontorsprodukter ABs webbplats, e-postutskick och andra tjänster kan innehålla länkar till
webbplatser som drivs av andra företag och organisationer som har egna personuppgiftspolicys. Funktioner
på vår webbplats kan även vara kopplade till sociala medier såsom Facebook eller Google vilka också har
egna personuppgiftspolicys. Vänligen se till att noggrant läsa igenom villkor och personuppgiftspolicy innan
du lämnar personuppgifter på en annan organisations eller ett annat företags webbplats eftersom Avesta
Data & Kontorsprodukter AB inte ansvarar för hur dessa organisationer behandlar personuppgifter som du
lämnar till dem.


Lagring av personuppgifter

Avesta Data & Kontorsprodukter AB sparar dina personuppgifter endast så länge som det krävs för ändamålet
med behandlingen i enlighet med den här personuppgiftspolicyn.

Om du samtyckt till marknadsföring så sparas dina personuppgifter till dess att du återtar ditt samtycke till
marknadsföringen och/eller avslutar ditt medlemskap. Du kan när som helst återta ditt samtycke till
marknadsföring genom att klicka på den länk för avregistrering som finns i vår e-postmarknadsföring eller
genom att kontakta vår butik.


Även om du inte samtyckt till marknadsföring  så sparas de personuppgifter vi samlar in vid ett köp till dess
att det har gått tre (3) år sedan ditt senaste köp. Detta innebär att om du inte gör några nya beställningar
under tre år så kommer dina personuppgifter raderas från vår kunddatabas.
 

I det fall du har ringt oss så kan vi spara samtalsloggar och eventuella inspelningar av ditt telefonsamtal i
upp till 1 år.


I de fall vi sparar personuppgifter för att följa lagkrav, t.ex. bokföringslagen, så är det de lagstadgade
kraven som styr hur länge vi sparar dina uppgifter.
 

Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift
som har raderats från ett system där den inte längre behövs, fortfarande kan finnas kvar i ett annat system
där den lagras för ett annat ändamål och fortfarande behövs.


Skyddande av dina personuppgifter

Vi är väl införstådda med vikten av att skydda och hantera dina personuppgifter. Vi vidtar lämpliga
säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust eller obehörig åtkomst, användning,
ändring eller radering. Vi arbetar löpande med ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”, utvärderar
kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder
för att minska riskerna. Vi utbildar vår personal löpande i dataskyddsfrågor och våra anställda har även strikta
instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.


Dina rättigheter

Avesta Data & Kontorsprodukter AB ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig
lagstiftning. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, radera eller komplettera uppgifter som
upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande och vi kommer löpande radera personuppgifter när vi
inte har rätt att fortsätta behandla dem för legitima syften.

Du har rätt att begära att dina personuppgifter ska kompletteras, rättas och i vissa fall raderas. Du har också
rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål samt rätt att invända
mot behandlingen (exempelvis om du ifrågasätter om personuppgifterna är korrekta eller om behandlingen
är laglig).


Du har även rätt att, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från
Avesta Data & Kontorsprodukter AB om bland annat vilka personuppgifter som finns registrerade om dig,
ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut.
 

Om du inte vill att Avesta Data & Kontorsprodukter AB behandlar dina personuppgifter för t.ex. direkt-
marknadsföring har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att avregistrera dig i vår
e-postmarknadsföring eller genom att kontakta oss. När vi har mottagit din återkallelse kommer vi att
upphöra med att behandla personuppgifterna för det ändamål du lämnade ditt samtycke.


Kontakt och klagomål m.m.

Avesta Data & Kontorsprodukter AB har utsett ett dataskyddsombud som bland annat har till uppgift att
övervaka att Avesta Data & Kontorsprodukter AB behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med
tillämplig lagstiftning. Tveka inte att kontakta detta dataskyddsombud på gdpr@avestadata.com om du
har några frågor eller synpunkter på denna personuppgiftspolicy eller hur vi samlar in, lagrar och använder
dina personuppgifter.


Om du anser att vi eller något annat företag behandlar dina personuppgifter i strid med gällande
dataskyddslagstiftning kan du vända dig till Datainspektionen.


För att begära registerutdrag från Avesta Data & Kontorsprodukter AB så kontaktar du vårt dataskyddsombud
på nedanstående adress:


Avesta Data & Kontorsprodukter AB

Att: GDPR

Box 136

774 23  Avesta

Skicka in din begäran skriftligen tillsammans med en kopia på giltig legitimation samt din namnteckning
i original.
 

Ändringar av denna personuppgiftspolicy

Från tid till annan kan vi göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Vid större ändringar kommer vi att med
rimligt varsel meddela dig om detta i enlighet med vad som krävs enligt lag. Vi kommer också att lägga
upp en uppdaterad policy på vår webbsida. Den uppdaterade policyn kommer att ha ett annat datum och
versionsnummer. Vänligen besök vår webbsida regelbundet för uppdateringar.
 

Version 1.0, uppdaterad 2018-05-24