Personuppgiftspolicy (GDPR)

Avesta Data & Kontorsprodukter värnar om din personliga integritet, och det är av yttersta vikt för oss att du ska känna dig trygg med att de personuppgifter du delar med oss är i säkra händer. Vi utför all behandling av personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning, och i denna personuppgiftspolicy vill vi därför på ett transparent sätt beskriva hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information samt hur du får tillgång till och uppdaterar dina personuppgifter hos oss.

Vad är en personuppgift och en personuppgiftsansvarig
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, t.ex. namn, personnummer, postadress, telefonnummer eller e-postadress. En personuppgiftsansvarig är den aktör som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgiftsansvar
Avesta Data & Kontorsprodukter  är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter vi samlar in från dig på denna webbplats, via kommunikationssystem kopplade till Avesta Data & Kontorsprodukter AB, samt i kontakter med Avesta Data & Kontorsprodukter AB säljare och övrig personal.

Nödvändig behandling och behandling med stöd av samtycke
Avesta Data & Kontorsprodukter  kommer endast behandla dina personuppgifter för att kunna uppfylla vårt avtal med dig (d.v.s. för att t.ex. säkerställa leverans av din order), för att du gett ditt samtycke, för att följa lagkrav eller för andra berättigade intressen. I de fall behandlingen baseras på ditt samtycke har du rätt att närsomhelst återkalla detta genom att kontakta oss. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket. Det kan dock förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av fullgörande av avtalet eller för att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser eller berättigade intressen. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.

Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in
Avesta Data & Kontorsprodukter samlar in personuppgifter direkt från dig, genom din användning av våra digitala tjänster, samt från tredje part.

I samband med köp
När du köper någon produkt eller tjänst genom Avesta Data & Kontorsprodukter AB så samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din beställning. Detta kan inkludera uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter för den genomför köpet. I samband med detta lagras också information om köpet såsom ordernummer, vad som bokades/köptes, när och var bokningen/köpet genomfördes samt betalningsuppgifter. Om du lämnar kommentarer eller önskemål så lagras även dessa för att kunna administrera de tjänster du beställer genom oss.

I samband med personlig kontakt
Vi kan samla in personuppgifter från dig när du kontaktar oss till exempel i butik, via kundtjänst, via e-post eller formulär, via chatt, på telefon, i samband med event eller tävlingar, eller på andra sätt. I tillägg till dina förfrågningar eller din feedback samlar vi även in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende såsom namn, ordernummer och kontaktuppgifter.

I samband med personlig kontakt
Vi kan samla in personuppgifter från dig när du kontaktar oss till exempel i butik, via kundtjänst, via e-post eller formulär, via chatt, på telefon, i samband med event eller tävlingar, eller på andra sätt. I tillägg till dina förfrågningar eller din feedback samlar vi även in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende såsom namn, ordernummer och kontaktuppgifter.

Vid användning av våra digitala tjänster
När du använder vår webbplats eller någon annan digital tjänst från oss samlar vi in uppgifter om ditt användande av tjänsten såsom IP-nummer, språkinställningar, webbinställningar, operativsystem, plattform, skärmupplösningar samt information om din geografiska placering. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilka sökningar du gör och vilka produkter du är intresserad av. Om du loggar in på våra plattformar och online-tjänster genom att använda dina användaruppgifter från sociala nätverk såsom Facebook och Google samtycker du även till att dela dina användaruppgifter där med oss. Avesta Data & Kontorsprodukter AB använder cookies för att hjälpa oss tillhandahålla
viktiga funktioner och funktionalitet på våra webbplatser och för att förbättra din kundupplevelse.

Om du samtycker till marknadsföring
Om du i samband med ditt köp, på vår hemsida eller i kontakten med vår butik har samtyckt till att ta emot marknadsföring så samlar vi in din e-postadress för att kunna skicka e-postutskick och annan digital marknadsföring till dig. När du interagerar med den digitala marknadsföringen (till exempel öppnar eller klickar i e-postutskick eller på digitala annonser) så samlar vi också in uppgifter om dessa interaktioner, och om du lämnar uppgifter som gör att vi kan identifiera dig kopplar vi ihop uppgifterna om ditt användarmönster med andra uppgifter vi har samlat in om dig. Om du väljer att delta i våra kundundersökningar så kan vi även lagra dina svar från dessa.

Hantering av personuppgifter
Utöver vad som redan har framgått i föregående avsnitt så använder vi dina personuppgifter för de ändamål som beskrivs nedan.

Leverans och administration av beställda tjänster och produkter
Avesta Data & Kontorsprodukter behandlar dina personuppgifter för administration och leverans av dina bokade tjänster och produkter, dvs. för att kunna fullgöra avtalet med dig. Administrationen omfattar även användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision.

Kundvård
Vi använder dina personuppgifter för att innan, under och efter ditt köp kunna ge dig den service du har rätt till i enlighet med det avtal du ingått med oss. Vi kan använda dina personuppgifter såsom namn och ordernummer för att identifiera dig och dina produkter, och dina kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer för att kunna nå dig med frågor och information. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad
som är relevant i det enskilda fallet.

Kommunikation och information
När du har bokat en produkt eller beställt en tjänst genom oss använder vi dina personuppgifter för utskick såsom bokningsbekräftelser, betalningspåminnelser, betalningsbekräftelser, samt information om exempelvis avvikelser och erbjudanden kopplade till produkten eller tjänsten. Sådan kommunikation sker till de kontaktuppgifter som har lämnats i samband med beställningen, framförallt e-postadress och telefonnummer.

Marknadsföring och personifiering
Vi använder oss av personifiering i vår kommunikation via sociala medier och webbannonsering på andra webbplatser än avestadata.com. Om du samtyckt till att ta emot marknadsföring så kan vi även använda dina personuppgifter för att skicka riktad marknadsföring till dig via e-post eller i andra digitala kanaler och använda oss av din köphistorik,
ditt användarmönster och dina preferenser för att anpassa innehållet i marknadsföringen för att ge dig de erbjudanden som vi tror är mest relevanta och intressanta för just dig. Du kan när som helst avböja sådan marknadsföring genom att klicka på den länk för avregistrering som finns i vår e-postmarknadsföring eller genom att kontakta vår butik.

Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet, redovisning och reklamation.

Utlämning av personuppgifter
Avesta Data & Kontorsprodukter AB är en förmedlare av produkter och tjänster, och för att kunna administrera och leverera de produkter och tjänster som du köper behöver vi ibland dela dina personuppgifter med företag som tillhandahåller produkter eller tjänsterna.

Om vi är skyldiga enligt lag, eller om lagen så tillåter, kan vi dela personuppgifter med stat och myndigheter i den mån det är nödvändigt.

All överföring görs i syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter enligt ovan beskrivning. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med tredjepart. För det fall vi överför personuppgifter till en leverantör som är vårt personuppgiftsbiträde ingår vi alltid nödvändiga avtal för att säkerställa att vi behåller kontrollen över personuppgifterna och att dessa hanteras lagenligt med största säkerhet av vårt personuppgiftsbiträde.

Länkar till andra webbplatser
Avesta Data & Kontorsprodukter ABs webbplats, e-postutskick och andra tjänster kan innehålla länkar till webbplatser som drivs av andra företag och organisationer som har egna personuppgiftspolicys. Funktioner på vår webbplats kan även vara kopplade till sociala medier såsom Facebook eller Google vilka också har egna personuppgiftspolicys. Vänligen se till att noggrant läsa igenom villkor och personuppgiftspolicy innan du lämnar personuppgifter på en annan organisations eller ett annat företags webbplats eftersom Avesta
Data & Kontorsprodukter AB inte ansvarar för hur dessa organisationer behandlar personuppgifter som du lämnar till dem.

Lagring av personuppgifter
Avesta Data & Kontorsprodukter sparar dina personuppgifter endast så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen i enlighet med den här personuppgiftspolicyn. Om du samtyckt till marknadsföring så sparas dina personuppgifter till dess att du återtar ditt samtycke till marknadsföringen och/eller avslutar ditt medlemskap. Du kan när som helst återta ditt samtycke till marknadsföring genom att klicka på den länk för avregistrering som finns i vår e-postmarknadsföring eller genom att kontakta vår butik.

Även om du inte samtyckt till marknadsföring så sparas de personuppgifter vi samlar in vid ett köp till dess att det har gått tre (3) år sedan ditt senaste köp. Detta innebär att om du inte gör några nya beställningar under tre år så kommer dina personuppgifter raderas från vår kunddatabas.

I det fall du har ringt oss så kan vi spara samtalsloggar och eventuella inspelningar av ditt telefonsamtal i upp till 1 år.

I de fall vi sparar personuppgifter för att följa lagkrav, t.ex. bokföringslagen, så är det de lagstadgade kraven som styr hur länge vi sparar dina uppgifter.

Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som har raderats från ett system där den inte längre behövs, fortfarande kan finnas kvar i ett annat system där den lagras för ett annat ändamål och fortfarande behövs.

Skyddande av dina personuppgifter
Vi är väl införstådda med vikten av att skydda och hantera dina personuppgifter. Vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust eller obehörig åtkomst, användning, ändring eller radering. Vi arbetar löpande med ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”, utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna. Vi utbildar vår personal löpande i dataskyddsfrågor och våra anställda har även strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

Dina rättigheter
Avesta Data & Kontorsprodukter ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande och vi kommer löpande radera personuppgifter när vi inte har rätt att fortsätta behandla dem för legitima syften.

Du har rätt att begära att dina personuppgifter ska kompletteras, rättas och i vissa fall raderas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål samt rätt att invända mot behandlingen (exempelvis om du ifrågasätter om personuppgifterna är korrekta eller om behandlingen är laglig).

Du har även rätt att, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från Avesta Data & Kontorsprodukter om bland annat vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut.

Om du inte vill att Avesta Data & Kontorsprodukter behandlar dina personuppgifter för t.ex. direktmarknadsföring har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att avregistrera dig i vår e-postmarknadsföring eller genom att kontakta oss. När vi har mottagit din återkallelse kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för det ändamål du lämnade ditt samtycke.

Kontakt och klagomål m.m.
Avesta Data & Kontorsprodukter har utsett ett dataskyddsombud som bland annat har till uppgift att övervaka att Avesta Data & Kontorsprodukter behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Tveka inte att kontakta detta dataskyddsombud på gdpr@avestadata.com om du har några frågor eller synpunkter på denna personuppgiftspolicy eller hur vi samlar in, lagrar och använder dina personuppgifter.

Om du anser att vi eller något annat företag behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning kan du vända dig till Datainspektionen.

För att begära registerutdrag från Avesta Data & Kontorsprodukter så kontaktar du vårt dataskyddsombud på nedanstående adress:


Avesta Data & Kontorsprodukter
Att: GDPR
Krongjutaregatan 9
774 35 Avesta

Skicka in din begäran skriftligen tillsammans med en kopia på giltig legitimation samt din namnteckning i original.

Ändringar av denna personuppgiftspolicy
Från tid till annan kan vi göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Vid större ändringar kommer vi att med rimligt varsel meddela dig om detta i enlighet med vad som krävs enligt lag. Vi kommer också att lägga upp en uppdaterad policy på vår webbsida. Den uppdaterade policyn kommer att ha ett annat datum och versionsnummer. Vänligen besök vår webbsida regelbundet för uppdateringar.

Version 1.6, uppdaterad 2020-05-18